Реквизиты Делового Письма и Правила Их Оформления

Реквизиты Делового Письма и Правила Их Оформления

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие: юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной технике, качество документов как исторических источников.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно.

Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Современные требования к формированию документов фиксируется в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно — распорядительных документов зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе составляют формуляр — образец документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирование и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

  • 1. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделке, заключение и выполнение контрактов. К коммерческим письмам относятся, коммерческое письмо запрос, письмо предложение, письмо претензия и ответы на эти письма;
  • 2. По функции письма подразделяются на письма — ответы и инициативные письма;
  • 3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма — это письма, рассылаемые одним адресатом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю;
  • 4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Многоаспектные письма составляются в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации;
  • 5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления, электронные письма и факсы;
  • 6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющих жёсткой текстовой структуры;
  • 7. По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию.

Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соот­ветствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны распола­гаться в определенном порядке.

Оформление бланка, соответствующее принципам техничес­кой эстетики, положительно влияет на восприятие его содержа­ния. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фикси­ровать верхнюю часть любого объекта, при оформлении доку­ментов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.

Реквизиты документов и правила их оформления

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицирован­ной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифи­цированных систем документации, состоят из трех основных ча­стей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распоряди­тельных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 — 2003.

Формуляр-образец является основой для конструирования фор­муляров и бланков всех видов управленческой документации. Пло­щадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каж­дого реквизита, соответствует оптимальному объему этого рек­визита в печатных знаках.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Правильное оформление писем – успех работы всей компании

Заверение документов печатью организации — особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (отдела кадров, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Правила оформления деловой переписки

Печать ставят таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Она включает инициалы (или имя, отчество) и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТ 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Деловое письмо: особенности оформления

В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т.д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках — листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами (1—9) (Приложение 2). Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем используются также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности учреждениями высшей школы. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *