Положение о Службе Делопроизводства образец

Положение о Службе Делопроизводства образец

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА».

Пример оформления положения о службе документационного обеспечения управления

Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении — документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью.

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, приложение 12. С. 86-93., учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировки положения о службе делопроизводства в организации.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела «Общие положения», в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штат службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирме штаты службы могут быстро измениться).

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Положение о службе документационного обеспечения управления

  • 2.1. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, справочно-информационного обслуживания, контроля за исполнением документов, их текущего и архивного хранения.
  • 2.2. Организация документооборота ОАО.
  • 2.3. Разработка и внедрение нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводство в ОАО.
  • 2.4. Участие в разработке и внедрении новых автоматизированных технологий по созданию, обработке, использованию и хранению документов.
  • 3. Функции
  • 3.2. Экспедиция Экспедиция выполняет:
  • 3.2.1. Прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям.
  • 3.2.2. Доставку документов в структурные подразделения.
  • 3.2.3. Обработку, упаковку и отправку отправляемых документов.
  • 3.2.4. Количественный учет поступающих и отправляемых документов.
  • 3.3. Группа регистрации
  • 3.3.1. Осуществляет прием и первичную экспедиционную обработку документов, поступающих на имя руководства ОАО.
  • 3.3.2. Проводит регистрацию документов, поступающих на имя руководства ОАО, приказов и распоряжений Генерального директора и договоров, подписанных Генеральным директором.
  • 3.3.3. Выполняет доставку в секретариат поступивших документов для рассмотрения.
  • 3.3.4. Формирует и поддерживает базу данных по документам.
  • 3.4. Центр подготовки документов
  • 3.4.1. Осуществляет прием и отправку документов по каналам факсимильной связи.
  • 3.4.2. Ведет регистрацию документов, поступивших и отправленных из ОАО по каналам факсимильной связи.
  • 3.4.3. Осуществляет доставку в структурные подразделения документов, поступивших по каналам факсимильной связи в их адрес.
  • 3.4.4. Выполняет работы по копированию документов для секретариата и сотрудников структурных подразделений.
  • 3.4.5. Выполняет на компьютере набор, считку и правку текстов служебных документов для всех подразделений ОАО, ведет их учет.
  • 3.5. Архив
  • 3.5.1. Разрабатывает номенклатуру дел ОАО.
  • 3.5.2. Осуществляет контроль за оформлением и формированием дел в структурных подразделениях ОАО.
  • 3.5.3. Осуществляет прием и упорядочение дел, поступающих от структурных подразделений на хранение.
  • 3.5.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов с целью отбора документов на постоянное хранение и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
  • 3.5.5. Ведет централизованный учет дел, хранящихся в архиве.
  • 3.5.6. Составляет описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения, описи на дела по личному составу и акты на выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
  • 3.5.7. Обеспечивает использование документов архива в справочных целях по запросам структурных подразделений ОАО.
  • 3.5.8. Выдает дела во временное пользование по запросам структурных подразделений.
  • 4. Руководство
  • 4.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый приказом Генерального директора.
  • 4.4. Должность заведующего канцелярией замещается специалистом с высшим образованием и опытом работы по делопроизводству не менее трех лет.
  • 4.5. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет помощник Генерального директора.
  • 4.6. Заведующий канцелярией осуществляет непосредственное руководство деятельностью сотрудников канцелярии и методическое руководство деятельностью сотрудников структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.
  • 4.7. На заведующего канцелярией возлагается:
    • • организация работы по документационному обеспечению деятельности ОАО;
    • • рассмотрение документов, поступающих в адрес руководства ОАО, распределение их на исполнение в структурных подразделениях и для доклада руководству;
    • • подготовка по указанию Генерального директора проектов приказов по основной деятельности, распоряжений, писем и других документов;
    • • подготовка поступивших документов для доклада Генеральному директору;
    • • ведение контроля за сроками исполнения документов, информирование руководства о ходе исполнения документов в структурных подразделениях;
    • • разработка мероприятий по повышению качества документов, сокращению их видов и разновидностей, сроков прохождения и исполнения, совершенствованию форм и методов работы с документами.
    • • обеспечение установленного порядка работы с документами в ОАО;
    • • выполнение канцелярией в полном объеме установленных настоящим положением задач и функций;
    • • выполнение указаний и поручений руководства;
    • • организацию работы канцелярии, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников.

    • 5.3. Со всеми структурными подразделениями по вопросам организации делопроизводства, сбора информации, подготовки документов;
    • 5.4. С юридической службой — по вопросам правового обеспечения разрабатываемых документов;
    • 5.5. С Департаментом кадров по вопросам подбора и расстановки кадров;
    • 5.6. С АХО по вопросам обеспечения компьютерами, организационной техникой, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями, оборудованием;
    • 5.7. С информационным отделом по вопросам эксплуатации и ремонта организационной и вычислительной техники.
    • 6. Порядок пересмотра положения Положение подлежит пересмотру в случаях: изменения наименования службы ДОУ, ее задач и функций, внутренней структуры технологии обработки документов.

    Стоит сказать — положение о делопроизводстве

    Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение.

    Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *