План Архива Организации пример

План Архива Организации пример

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Обеспечение сохранности документов

Внимание
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

Годовой план работы архива – документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия.

  • наименование архива предприятия;
  • календарный год, на который составляется план;
  • название раздела, а так же наименование вида работы;
  • объем рабочего времени;
  • бюджет рабочего времени;
  • срок исполнения работы;
  • должности, фамилии, имена и отчества исполнителей работ.

Следует иметь в виду, что при расчете норм времени на выполнение архивных работ руководители архива могут руководствоваться специализированными Межотраслевыми укрупненными нормативами времени относительно работы в области документации.

По итогам работы архивов необходимо составить отчет о выполнении ранее составленного годового плана работы архива. Учет труда в архиве следует вести в табеле учета рабочего времени, а так же в дневниках учета труда.

Годовой план работы архива подписывается руководителем архива с расшифровкой го подписи, а так же после передается на утверждение непосредственному руководителю предприятия. В случае, если архив является самостоятельным учреждением, достаточно подписи руководителя архива.

Вести Реестр государственных услуг в соответствии с административным регламентом № 53 В течение года А.Ю.Попова 2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края 2.1. Провести мероприятия по организации хранения документов, в т.ч.: — размещение документов в хранилище; — картонирование дел; — подшивка документов 1-3 квартал В.А.Ильина 1 техническая обработка документов, отобранных в ходе проверки наличия и состояния 2.2. Провести проверку наличия и состояния документов архивного отдела 1 1-3 квартал М.Б.Полякова В.А.Ильина Е.А.Летова 1В соответствии с цикличным планом проверок на 2014-2017 гг 2.3. Провести мероприятия по обеспечению нормативных режимов хранения документов. Осуществлять контроль и вести журнал учета: 2.3.1. состояния охраны Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.2. состояния противопожарного режима Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.3.

Инфо
Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах). Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив. Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА).

К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др. Выполнение работ – в течение года. Комплектование архива Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

  • наименование архива предприятия;
  • календарный год, на который составляется план;
  • название раздела, а так же наименование вида работы;
  • объем рабочего времени;
  • бюджет рабочего времени;
  • срок исполнения работы;
  • должности, фамилии, имена и отчества исполнителей работ.

Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников. Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

10.2. планирование работы и отчетность архива

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

✓ Инфо
Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

План работы архива на 2018 год

Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *