Инструкция по Документационному Обеспечению Управления

Инструкция по Документационному Обеспечению Управления

До­ку­мен­ты, по­сту­паю­щие в Об­ще­ст­во, про­хо­дят пер­вич­ную об­ра­бот­ку пред­ва­ри­тель­ное рас­смот­ре­ние, ре­ги­ст­ра­цию, рас­смот­ре­ние ру­ко­во­дством и дос­тав­ля­ют­ся ис­пол­ни­те­лям.

Кон­вер­ты с до­ку­мен­та­ми, в том чис­ле и за­каз­ные, вскры­ва­ют­ся. При этом про­ве­ря­ет­ся пра­виль­ность дос­тав­ки, це­ло­ст­ность упа­ков­ки до­ку­мен­тов, на­ли­чие ука­зан­ных в до­ку­мен­тах при­ло­же­ний.

Инструкция по документационному обеспечению управления (стр. 1 )

✗ Важно
Кон­вер­ты от по­сту­пив­шей слу­жеб­ной кор­рес­пон­ден­ции, как пра­ви­ло, унич­то­жа­ют­ся, кро­ме слу­ча­ев, ко­гда толь­ко по кон­вер­ту мож­но оп­ре­де­лить ад­рес от­пра­ви­те­ля, вре­мя дос­тав­ки и по­лу­че­ния до­ку­мен­та, а так­же при по­сту­п­ле­нии лич­ных или плат­ных до­ку­-мен­тов.

До­ку­мен­ты, по­сту­пив­шие на имя ру­ко­во­ди­те­ля Об­ще­ст­ва или в ад­рес Об­ще­ст­ва, сор­ти­ру­ют­ся и ре­ги­ст­ри­ру­ют­ся спе­циа­ли­стом Служ­бы ДОУ.

Настоящая инструкция устанавливает единые требования к функционированию службы документационного обеспечения управления предприятия, а также к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами всех должностных лиц и структурных подразделений предприятия. 1.3.

Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами предприятия независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в т. ч. и осуществляемые с помощью компьютерных технологий и программно-технических средств. 1.4.

Инструкция по документационному обеспечению управления

Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями федеральных и ведомственных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления. 1.5.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления предприятия, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях предприятия.

Управленческая деятельность предприятия обеспечивается системой соответствующей организационнораспорядительной документации. Ее состав определяется исходя из требований нормативно-правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления, объема и содержания решаемых предприятием, его должностными лицами и структурными подразделениями функций и задач. 2.2.

Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

3.2. Оформление плановой документации

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

  • — рабочая инструкция по проведению увлажнения кинодокументов;
  • — инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области;
  • — инструкция по работе с видеофонограммами в РГАКФД;
  • — типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
  • — примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края;
  • — инструкция по делопроизводству в городской, районной территориальной избирательной комиссии;
  • — инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующихся в результате деятельности редакций газет и журналов, и передачи их на государственное хранение.

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения. Организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации. Инструкция но документационному обеспечению управления — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики деятельности.

Инфо
Основополагающими документами при разработке Инструкции но документационному обеспечению управления должны служить ГОСТ Р ИСО 15489.1—2007 «Управление документами», ГСДОУ, «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с учетом постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 386 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти») и соответствующие «Методические рекомендации но разработке инструкций но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Эти документы включают в себя общие правила ведения делопроизводства на территории Российской Федерации.

  • 2.3. Оформление управленческих документов.
  • 2.4. Составление текстов управленческих документов.
  • 3. Организация работы с документами.
  • 3.1. Организация документооборота.
  • 3.1.1. Порядок обработки отправляемых документов.
  • 3.1.2. Передача документов внутри организации.
  • 3.1.3. Учет количества документов.
  • 3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).
  • 3.2.1. Правила регистрации и индексации документов.
  • 3.2.2. Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.
  • 3.2.3. Оперативное хранение документов.
  • 3.2.4. Оперативное хранение машиночитаемых документов.
  • 3.2.5. Составление номенклатуры дел.
  • 3.2.6. Формирование дел.
  • 3.3. Контроль исполнения документов.
  • 3.3.1. Сроки исполнения.
  • 3.3.2. Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов.
  • 3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.
  • 3.4.1. Экспертиза ценности документов.
  • 3.4.2. Оформление дел.
  • 3.4.3. Составление описей дел.
  • 4. Механизация и автоматизация работы с документами.
  • 4.1. Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.
  • 4.2. Применение средств механизации.
  • 4.3. Автоматизация работы с документами.
  • — типовые;
  • — примерные;
  • — индивидуальные.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *